Processos “paperless” e produtividade no canteiro de obras
O uso generalizado de papéis está contribuindo para a insustentabilidade ambiental global. O rápido crescimento econômico ocasionou um incremento na demanda de papel nos locais de trabalho em uma escala global, provocando o aumento na produção e no volume consumido. A tendência de consumo crescente (como ilustrado na figura abaixo) pode se tornar insustentável, uma vez que a produção industrial de papel traz impactos ecológicos significativos, decorrentes da liberação de toxinas perigosas e nocivas para o meio ambiente.
Estimativa global de consumo de papel em milhões de toneladas, no período de 2021 a 2032 (previsão). Fonte: https://www.statista.com/
Neste cenário, o conceito de processos “paperless” (sem papel) tem ganhado relevância. Em que consiste e como aplicá-lo? Quais os impactos na produtividade e os benefícios para o meio ambiente? Estas questões são exploradas no presente artigo, que apresenta ainda um caso prático de aplicação cujo resultado foi muito eficaz, relacionado ao trâmite digital de documentos utilizados em rotinas internas em um canteiro de obras da OEC (Odebrecht Engenharia e Construção). Trata-se do Prosub (Programa de desenvolvimento de submarinos da Marinha do Brasil).
O Prosub é parte da Estratégia Nacional de Defesa, lançada em 2008, a qual prevê a construção de cinco submarinos (sendo um deles de propulsão nuclear) e da infraestrutura necessária (estaleiro e Base Naval), no município de Itaguaí (MG). A OEC faz parte do consórcio designado para construção dos submarinos e é responsável pela construção do estaleiro e da Base Naval (Contrato Prosub EBN).
O Conceito “paperless”
No cotidiano, somos constantemente expostos a uma variedade de documentos em papel, tais como recibos de compra, notas fiscais de recebimento, contratos de aquisição, formulários, cartões de visita, entre outros, e todos esses documentos implicam em um custo ambiental.
O conceito de um local de trabalho sem papel não é novo (Pennix & Penn, 2017). Surgiu após a popularização do uso de computadores nos locais de trabalho. Embora a maior parte das empresas e escritórios sejam hoje plenamente capazes de trabalhar sem papel, ainda há vários locais que resistem a esta mudança e ainda dependem do documento físico como veículo de informação. No conceito “paperless”, a informação é criada, compartilhada, armazenada e processada digitalmente. Isso envolve a substituição de documentos impressos por documentos eletrônicos, como arquivos em formato PDF, documentos do Microsoft Word, planilhas eletrônicas, normalmente manipulados por meio de sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos.
Um local de trabalho que adota processos “paperless” preserva recursos naturais (árvores, água) e evita a emissão de CO2 oriundo do processo de produção do papel.
Expansão de florestas × Desflorestamento (1990-2020) – Fonte: https://www.weforum.org/
Os principais benefícios do conceito “paperless”
A trágica pandemia de Covid-19 que assolou o mundo em 2020 teve conseqüências terríveis para humanidade, mas serviu também para impulsionar empresas e funcionários a se adaptarem ao trabalho à distância. Muitas empresas que dependiam de documentos em papel tiveram grandes desafios, pela necessidade de consultar arquivos físicos em processos de tomada de decisão.
Entre os principais benefícios do conceito “paperless”, destacam-se:
Economia de tempo: Uma das desvantagens de um local de trabalho que utiliza documentos físicos é o tempo empreendido nas atividades de arquivamento, classificação e consulta, que poderia ser melhor utilizado, em atividades mais produtivas. Em um arquivo digital, todos os documentos são protegidos e armazenados com segurança em nuvem. O sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é uma ferramenta poderosa que pode identificar rapidamente um documento procurado.
Economia de espaço e recursos: Um dos principais benefícios do conceito paperless para empresas é a economia significativa de espaço físico. A eliminação de arquivos físicos e a redução do consumo de papel resultam em menos necessidade de espaço de armazenamento. Além disso, a redução de custos associados à compra de papel, tinta e impressoras é significativa.
Acesso e compartilhamento mais eficientes: Documentos digitais podem ser acessados e compartilhados de maneira rápida e eficiente. Isso melhora a colaboração entre equipes, reduzindo a necessidade de cópias físicas e de transporte de documentos.
Redução de erros: Os processos digitais são menos propensos a erros humanos e perdas de documentos. Os sistemas “paperless” muitas vezes incluem recursos de rastreamento e controle de versão, garantindo a precisão e integridade dos documentos.
Mobilidade e flexibilidade: Documentos digitais podem ser acessados de qualquer lugar, a qualquer momento, o que permite maior mobilidade e flexibilidade para os funcionários. Isso é especialmente importante em razão da tendência crescente de ambientes de trabalho remotos.
Segurança e backup: A segurança dos documentos digitais pode ser facilmente gerenciada, com a possibilidade de criptografia e backups regulares. Isso protege a informação contra perdas devido a desastres naturais, incêndios ou roubo.
Economia de Dinheiro: Locais de trabalho sem papel são mais eficientes e econômicos. Trabalhar com arquivos em papel requer recursos extras para manutenção de estoques de papel, impressoras, tinta, postagem e armazenamento. Em ambientes “paperless”, esses insumos (e os recursos correspondentes) não são mais necessários.
Processos “paperless” em empresas de construção
A migração para o ambiente “paperless” já trouxe resultados tangíveis para muitas empresas. Este conceito seria aplicável em uma empresa de construção pesada? Que particularidades devem ser levadas em conta nesta análise?
Grandes empresas do setor de infraestrutura normalmente dispõem de canteiros de obras de grandes dimensões, com um número elevado de empregados dispersos. Qualquer interação presencial entre eles exige que se percorram grandes distâncias. Neste contexto, a substituição do papel por um meio digital traz certamente muitas vantagens, economia de tempo e de recursos significativos.
A fragilidade do papel em certos ambientes exige ainda o controle e gerenciamento dos arquivos físicos para consulta e armazenamento seguro, com custos adicionais elevados decorrentes de logística, com risco de perda ou dano de informações.
Recentemente a OEC passou a adotar em suas obras o conceito “paperless”, uma iniciativa que tem gerado resultados muito satisfatórios para a empresa. Esta experiência e abordada com mais detalhes na seqüência.
Um caso de sucesso na OEC
A OEC é atualmente a maior empresa de construção do Brasil, com atuação nos segmentos de construção civil pesada e infraestrutura, montagem e manutenção de empreendimentos industriais. Com sede no Brasil, a empresa atende hoje prioritariamente quatro mercados: Brasil, Angola, Peru e Estados Unidos. Tem no seu portfólio obras emblemáticas e complexas, como o Metrô da Linha Amarela de São Paulo, o novo estádio do Maracanã, a termoelétrica de Santa Cruz (RJ), o Prosub, estaleiro da base naval da marinha do Brasil para a construção e manutenção de submarinos, entre outras.
Obras deste porte estão instaladas tipicamente em canteiros de grandes dimensões e envolvem muitas pessoas distribuídas em diversos departamentos e áreas operacionais. As atividades diárias requerem a adoção de protocolos, normativas e procedimentos que exigem o uso do papel na gestão de rotinas internas (auditorias, requerimentos, comunicação interna, etc.), gerando centenas de formulários, registros e documentos impressos que circulam pelos departamentos e, em alguns casos, transitam diariamente pelo canteiro para coletas de assinaturas dos profissionais envolvidos nos processos.
O Prosub-EBN se enquadra muito bem na descrição acima. A obra ocupa uma área de 508 mil m², com atividades simultâneas em três canteiros distintos e algumas centenas de empregados nos mais diversos cargos e funções.
Além dos desafios inerentes a obras dessa dimensão, somam-se as atividades necessárias para manter os processos e os documentos por eles gerados em conformidade, algo que normalmente exige uma coleta de assinaturas dos profissionais envolvidos em cada atividade, uma rotina trabalhosa que demanda muito tempo. O processo tradicional de coleta de assinaturas é tipicamente moroso e ineficiente: requer a impressão de documentos e a coleta manual de assinaturas, com um consumo excessivo de papel (original e cópias), além do tempo requerido nos deslocamentos frequentes de funcionários pelo canteiro e a demanda por espaço para arquivamento. Acrescente-se ainda as dificuldades inerentes na gestão e rastreamento do “status” desses documentos físicos, dificultando a identificação dos funcionários que ainda precisavam assiná-los, contribuindo com mais atrasos nestes processos.
Na busca por maior produtividade e eficiência no trâmite de documentos e na coleta de assinaturas, o Prosub optou pelo emprego de um software no mercado brasileiro que congrega o gerenciamento de documentos de forma digital com a força legal da assinatura eletrônica/digital, desenvolvido pela startup Fast4Sign.
Produtividade alcançada
Histograma com a evolução do processo de digitalização. Fonte: Pesquisa obtida pela equipe de gestão operacional do Prosub.
Economia de tempo: Antes da mudança, o processo era demasiadamente lento, por envolver etapas como impressão, coleta de assinaturas manuais, digitalização e arquivamento físico. Com a implementação da assinatura digital, reduziu-se significativamente o tempo gasto no trâmite de cada documento. A título de exemplo, com a eliminação das etapas de impressão e digitalização, houve uma economia total de 960 horas de trabalho.
Otimização dos fluxos de trabalho: Com a assinatura digital, ganhou-se mais agilidade e eficiência nos fluxos de trabalho, pois os documentos passaram a ser assinados de forma remota e praticamente instantânea. Eliminou-se a necessidade de deslocamentos físicos, algo que se traduziu em um aumento notável de produtividade, rapidez e eficiência das equipes, como ocorreu por exemplo, na liberação de materiais para as frentes de serviço.
Recursos e instalações: Não houve custos ou demandas adicionais referentes a novas aquisições ou instalações, já que não foi necessário adquirir insumos ou equipamentos novos para a utilização da plataforma e implementação do sistema. Utilizaram-se os recursos já disponíveis, como os computadores de cada colaborador e os telefones corporativos.
Sustentabilidade ambiental: A transição para o processo de assinaturas digitais é uma iniciativa que favorece a sustentabilidade. De fato, ao se eliminar a necessidade de impressões em papel e a coleta física de assinaturas, reduziu-se substancialmente a “pegada de carbono” nessas rotinas. Portanto, a melhoria de processos através do emprego de tecnologia trouxe, além da eficiência, benefícios para a preservação de recursos naturais que contribuem para um futuro mais sustentável. Essa iniciativa demonstra o compromisso da OEC com a sustentabilidade ambiental e a responsabilidade corporativa, em linha com os objetivos ESG (Ambiental, Social e Governança).
Gráficos extraídos da plataforma da Fast4Sign com indicativos de sustentabilidade, referentes às operações realizadas o Prosub.
Nesse curto período de implementação, já é possível observar um grande impacto na pegada de carbono do projeto, com uma redução de aproximadamente 480 tCO2eq.
Comentários finais
A experiência vem demonstrando que a adoção do conceito “paperless” traz muitos benefícios para as empresas que adotam esta tecnologia, relacionados à economia de espaço e recursos, ganho de eficiência, menor probabilidade de erros e maior flexibilidade. Além disso, a utilização de processos digitais contribui significativamente para a preservação do meio ambiente, economizando recursos naturais e reduzindo as emissões de carbono.
A aplicação desta tecnologia em empresas de construção pesada auferiu excelentes resultados, ratificando os comentários acima, com potencial de aplicação em qualquer tipologia de obra e nos mais variados processos. Os casos de sucesso aqui mencionados demonstram que a migração de processos tradicionais para o conceito “paperless” é uma estratégia promissora e vantajosa, tanto do ponto de vista econômico quanto ambiental, passível de ser implementada em empresas dos mais diversos setores da economia.
