Introdução

As obras do Prosub - EBN se destacam pela grandiosidade e complexidade tecnológica e construtiva, com elevados níveis de segurança para o atendimento à questão nuclear. Estão inseridas no contexto da Estratégia Nacional de Defesa, para garantir a soberania brasileira no mar, através da Marinha do Brasil.

A execução do empreendimento pela OEC requer a contratação de diversos tipos de serviços junto a empresas terceirizadas capacitadas e qualificadas para os desafios impostos.

A legislação brasileira é bastante ampla e detalhista em relação às obrigações das empresas contratantes e contratadas, impondo às empresas contratantes a obrigação de garantir que os contratados cumpram as obrigações legais, muitas vezes atribuindo responsabilidade solidária e/ou subsidiária ao contratante.

A grande variedade de atividades com as suas especificidades e grande número de empresas e trabalhadores envolvidos impõem desafios para a gestão de terceiros, que podem gerar exposições trabalhistas, fiscais, ambientais e de imagem para a OEC.

O uso de uma plataforma digital para organizar todo este fluxo de informações e documentos traz maior integridade e transparência para o processo e para relação comercial. As empresas diretamente envolvidas e os demais stakeholders são beneficiados com acesso a informações claras e acompanhamento do cumprimento das obrigações legais.

Cenário anterior a inovação

O processo de contratação de serviços é de responsabilidade da área comercial, conforme demanda da obra e das áreas de apoio. Normalmente, para a realização dessa atividade, era necessário de especificações técnicas e documentos acessórios que ajudam a definir o escopo da atividade a ser contratada.

Após a formalização da contratação da empresa, a demanda era repassada para a equipe de Subcontratos, que iniciava o contato com a empresa subcontratada para viabilizar a documentação de suporte ao contrato e integração das equipes na obra. Em seguida, era enviado o Caderno de Documentação de Subempreiteiro, contendo todas as informações necessárias e as documentações que deveriam ser apresentadas. Vale ressaltar que as documentações a serem apresentadas eram em vias físicas originais ou cópias autenticadas.

As documentações eram enviadas pela empresa em vias físicas para a equipe de Subcontratos. Ao receber as documentações, realizava-se uma triagem, subdividindo os documentos por setor (RH, Medicina e Segurança do Trabalho). Após essa conferência, os documentos eram encaminhados aos setores responsáveis para análise.

Se a documentação estivesse regular, era então agendado um processo de integração. Caso contrário, o setor notificava novamente o departamento comercial para que a pendência fosse comunicada à empresa. Após o envio dos documentos, repetia-se o processo de triagem e encaminhamento aos setores.

Percebe-se, assim, que este processo gerava uma troca intensa de papéis e e-mails, sempre intermediados pela área comercial, com eventuais extravios de documentos e retrabalhos.

Metodologia empregada

Com base nas informações anteriores, iniciou-se uma busca por alternativas para simplificar e reduzir o volume de documentos exigidos dos fornecedores, de modo a trazer mais agilidade ao processo e foco para que realmente mitigasse riscos para a OEC. Entretanto, isso não foi possível devido às limitações legais.

Na sequência, procurou-se no mercado ferramentas que agilizassem a troca de informações e trânsito de documentos entre as áreas envolvidas, preferindo softwares que possibilitassem o trânsito, avaliação e validação de documentos digitais. Tal escolha foi feita considerando as demandas da OEC e riscos empresariais envolvidos.

O principal objetivo foi tornar o processo de entrega da documentação mais ágil e confiável antes do início da integração das equipes subcontratadas e garantir maior segurança empresarial para a OEC. Após avaliações de mercados, optou pela plataforma RAINBOWTEC, sendo identificado os seguintes benefícios para a OEC:

• Acesso fácil ao sistema de qualquer lugar, por meio de dispositivos com internet (desktop, smartphone ou tablet)
• Criação ilimitada de usuários de acesso, com níveis personalizados;
• Inserção de Normas e Documentos para formalizar novas condutas e procedimentos em relação às empresas prestadoras;
• Aprovação de documentos lançados e digitalizados pelas prestadoras;
• Interação com o fornecedor através do fluxo de aprovação;
• Recebimento automático de e-mails alertando sobre o vencimento de documentos;
• Agendamento de treinamentos de integração;
• Relatórios de auditoria e planos de ações corretivas a serem seguidos pelo prestador;
• Gerenciamento das informações através de diversos relatórios;
• Avaliação do fornecedor.

Os benefícios identificados para os prestadores de serviço da OEC foram:

• Acesso fácil ao sistema de qualquer lugar, por meio de dispositivos com internet (desktop, smartphone ou tablet)
• Recebimento de e-mail quando uma nova norma é inserida no sistema;
• Acesso à Normas e Documentos disponibilizados pela empresa contratante;
• Lançamento ou alteração manual dos dados da empresa e dos seus funcionários;
• Importação de planilha pré-formatada com as informações solicitadas para seus funcionários, de forma a evitar digitação de grande quantidade de dados. O sistema validará os dados e em caso de incoerência, erro ou não autorização de funcionário, devolverá para o prestador uma nova planilha contendo somente os registros que deveram ser corrigidos.
• Recebimento automático de e-mails de alerta informando sobre a rejeição ou vencimento de documentos;
• Administração de seus próprios documentos;
• Inclusão de documentos digitalizados da empresa e seus funcionários para aprovação da contratante
• Consulta dos status de aprovação dos documentos lançados;
• Recebimento de e-mails com os comunicados de rejeição de documentos.

Descrição da metodologia empregada

Esse novo processo simplifica as etapas de recebimento, triagem e encaminhamento dos documentos aos setores responsáveis. A empresa se cadastra no portal e realiza o lançamento dos documentos diretamente.

Quando os arquivos são submetidos, eles são direcionados automaticamente aos setores correspondentes, de acordo com a configuração estabelecida no cadastro. Após a análise, a própria empresa recebe informações sobre o status da documentação, dispensando a intermediação do setor comercial para notificar pendências ou atualizações.

Problemas observados

As maiores dificuldades foram observadas no momento de parametrização do sistema. Foi preciso considerar todas as obrigações legais, especificidades das atividades envolvidas na construção civil e procedimentos internos da OEC e transformar isso em regras e parâmetros no sistema. Nas fotos são exemplos das planilhas finais de parametrização.

Em relação ao setor médico, houve uma parametrização especial devido ao sigilo médico relacionado a exposição aos prontuários médicos e resultados dos exames ocupacionais. Com isso, foi realizado uma programação em que somente a área médica possui acesso à visualização do prontuário clínico e resultados dos exames, respeitando assim o sigilo médico. O restante dos documentos relacionados que não possuem sigilo médico está habilitado para consulta, conforme perfil de cada usuário.

Principais resultados

Já foram cadastradas mais de 200 empresas na plataforma e documentados mais de 800 funcionários de subcontratados que prestaram algum tipo de serviço nas obras do Prosub ao longo dos últimos 12 meses. São mais de 29.000 folhas de papel que deixaram de ser impressas.

Outro resultado significativo foi a redução de 32% do tempo médio para integração de funcionários de empresas subcontratadas, saindo de 22 dias para 15 dias.

Além disso, foram observadas as seguintes melhorias:

• Maior transparência na relação com os fornecedores que têm acesso contínuo as exigências e pendências de documentos, que podem ocasionar retenções de pagamentos dos serviços prestados;
• Maior controle da gestão de terceiros, com significativa redução de riscos empresariais e exposição a contencioso trabalhista.
• Redução dos extravios de documentos e retrabalhos;
• Impacto significativo em relação a sustentabilidade ao eliminar a necessidade de impressões dos documentos;

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Autores: Alessandro Souza da Silva, Leandro de Oliveira Alves, Matheus Felipe de Moraeis, Pedro Henrique Martins de Sá, Rafaela Barros, Ricardo Augusto Fonseca Sudano, Thiago Alves Barroso Madalena.