Introdução

Neste artigo exploraremos o contexto para a geração de informações na etapa de execução de obras e quais são as medidas recomendadas para tornar estas informações mais confiáveis, facilitando as tomadas de decisões.

Base de conhecimento organizacional

Durante a execução de uma obra, muitas informações são geradas dia após dia. Você já parou para pensar onde estas informações ficam guardadas? Muitas delas são guardadas de forma temporária, às vezes somente na memória dos profissionais a partir de conversas cotidianas.

Outras informações são armazenadas de forma analógica, em cadernos, quadros de anotações, postits, agendas, folhas de flipchart. As informações armazenadas desta forma normalmente não são digitalizadas e acabam sendo descartadas depois de algum tempo.

As informações também são armazenadas de forma digital e destaco aquelas que são acessíveis temporariamente (quando não são integradas a alguma base de conhecimento), como no caso das conversas em WhatsApp.

Temos também informações de uso diário que são armazenadas em planilhas excel, algumas vezes de forma compartilhada. Os profissionais “mais organizados” utilizam ferramentas de anotação como o OneNote ou o Notion para memorizar de forma mais segura algumas informações importantes.

Estas informações que menciono contribuem mais para a formação do conhecimento tácito dos profissionais, uma vez que elas não ficam disponíveis em uma base de conhecimento duradoura: a base de conhecimento explícito.

Temos também informações de uso diário que são armazenadas em planilhas excel, algumas vezes de forma compartilhada. Os profissionais “mais organizados” utilizam ferramentas de anotação como o OneNote ou o Notion para memorizar de forma mais segura algumas informações importantes.

Neste ponto, tenho a seguinte questão: no âmbito profissional, as decisões que você toma no seu dia a dia são baseadas no seu conhecimento e vivência pessoal ou você utiliza as informações disponíveis nas bases de conhecimento da Empresa?

Acredito que a primeira opção é a sua resposta mais provável ou, pelo menos, a sua resposta será um “depende...”. A tendência é que os profissionais mais experientes tomem decisões rápidas com base na intuição, uma virtude conquistada ao longo de uma vivência profissional no passado e no presente.

Ambiente Comum de Dados

Vamos imaginar o nosso trabalho diário em uma obra. Quais são as informações que eu utilizo para realizar as minhas atividades? Talvez eu consulte os projetos da obra, ou verifique no cronograma da obra quais são as próximas atividades a realizar. Sabendo o que precisa ser feito, eu começo a verificar quais são as providências necessárias para realizar as atividades: já tenho os recursos necessários, como materiais, mão-de-obra, equipamentos?

Existe uma norma internacional, a ISO 19650, que é dedicada a definir o que e como devem ser utilizadas as informações nos empreendimentos, contemplando todas as fases do ciclo de vida, desde a concepção e até a operação e encerramento das atividades. De forma simplificada, é definido o conceito de Ambiente Comum de Dados, que pode ser representado por um sistema de informações onde são armazenados todos os dados de um empreendimento, temporários ou permanentes, incluindo a fase de Implantação, que é a etapa de detalhamento de projetos e execução da obra.

Na tradução da norma, foi preservada a sigla CDE (Common Data Environment) para o termo Ambiente Comum de Dados. O CDE tem características importantes que mudam a forma que armazenamos e recuperamos os dados e informações gerados no dia a dia.

Destaco aqui duas destas características do CDE:

- Repositório único de informações (eliminando redundâncias);

- Trabalho colaborativo (quebrando “silos” de informação);

Para algumas empresas, trabalhar com um repositório único de informações é um desafio e sua viabilidade pode ser questionada. Compartilhar dados pode ser um risco para os negócios, argumentam.

Na minha opinião, ocorre o contrário, ou seja, a falta de compartilhamento das informações representa uma limitação para a análise de problemas, levando a tomadas de decisões pouco efetivas.

As ferramentas de CDE permitem que os dados e informações sejam acessados com o nível de privacidade adequado, incluindo a rastreabilidade das alterações e a proteção contra exclusão indevida de dados.

O trabalho colaborativo também é um desafio por exigir uma mudança na forma como os profissionais se comunicam na obra. Uma comunicação muito informal tem ruídos comuns, como ambiguidades, imprecisões ou perda de informações que estão apenas na memória dos profissionais. O trabalho colaborativo exige alguma disciplina para que os dados sejam registrados em sistemas digitais seguindo um formato padrão. Num primeiro momento, há a sensação de que a comunicação perde a fluidez, mas, com o tempo, o ato de registrar passa a ser rotina e é percebida a vantagem de ter os dados armazenados de forma organizada.

Listo abaixo alguns exemplos de informações são trocadas em um processo de trabalho colaborativo:

- Registro de pendências diversas, geradas em reuniões de gestão, de planejamento, no tratamento de não conformidades, a partir de solicitações do Cliente etc.

- Acesso a informações atualizadas em uma fonte única, como o status de processos de compra, progresso das atividades do cronograma da obra, emissão de novos projetos e revisões etc.

- Registros visuais no decorrer da obra, classificados de forma que possam ser consultados com facilidade, identificando o local e o motivo do registro. Imagens e vídeos sempre foram importantes para evidenciar o avanço de uma obra ou documentar alguma ocorrência no campo.

Neste ponto, afirmo que a formação do conhecimento organizacional (explícito) em uma construtora é viabilizada com a adoção de Ambiente Comum de Dados nas obras. Esta adoção deve ser efetiva, de forma estruturada e bem comunicada, envolvendo todos os profissionais nas obras.

Inteligência baseada em dados

Imagem do livro “Introdução ilustrada à computação”

No livro “Introdução ilustrada à computação”, lançado pela Itautec no ano de 1984, já eram discutidas as possíveis aplicações de Inteligência Artificial (IA). Para que a IA seja efetiva, deve existir uma massa considerável de dados disponíveis e organizados.

Atualmente, 40 anos depois, nossos computadores e algoritmos já são capazes de gerar respostas “inteligentes” para muitas questões, desde que a pergunta ao computador seja feita de uma forma estruturada.

Este é um uso bastante avançado para os dados e informações que são armazenadas em um Ambiente Comum de Dados. Como exemplos de uso da IA, nas fases de detalhamento de projetos algumas ferramentas de Arquitetura e Engenharia já permitem simular opções de lay-outs de projetos (design generativo), estudos de sustentabilidade, otimizações em terraplenagens, entre outros.

Quando voltamos ao dia a dia na obra, observamos que uma grande quantidade de dados é gerada de forma contínua e o uso da IA pode ajudar na organização destes dados, transformando-os em informações úteis para a gestão da obra. Esta é uma possibilidade não muito distante, devido à rápida evolução da IA em diversos segmentos de negócios.

Dashboards operacionais

Atualmente as principais ferramentas utilizadas para preparar e gerar os acompanhamentos de obra ainda são Excel, Word e Power Point. Os dados são obtidos em diversas fontes e compilados manualmente  para gerar as informações dos relatórios ou das apresentações de status das obras. Também é utilizado o Power BI para gerar Dashboards de acompanhamento, também com a compilação dos dados feita manualmente.

No nível organizacional, as Empresas de maior porte utilizam sistemas ERP’s, como o SAP, na operação dos processos corporativos: suprimentos, RH e finanças. Nestes casos, são gerados Dashboards executivos para gestão dos negócios. As informações são obtidas a partir de um banco de dados estruturado, sem intervenções manuais para compilação de dados.

Até pouco tempo atrás (menos de 10 anos), o uso de sistemas de Business Intelligence era muito restrito, devido ao custo elevado e o conhecimento necessário para sua configuração. Estes sistemas precisavam ser operados por profissionais da área de sistemas de TI. Com o lançamento do Power BI em 2015, inicialmente como uma evolução na parte de gráficos do Excel, este cenário começou a mudar, viabilizando a geração de Dashboards com informações operacionais.

Quando os dados ficam armazenados em um Ambiente Comum de Dados, é possível desenvolver Dashboards de acompanhamento e controle a partir das informações no CDE, como fonte principal de informações. A diferença aqui é que a atualização do Dashboard passa a ser automática, dispensando o tratamento manual dos dados. Caso ocorra algum erro no registro, a correção é feita na origem da informação, garantindo a integridade das informações analisadas. A equipe deixa de consumir horas preparando as informações de análise e usa seu tempo para avaliar o contexto geral de forma contínua, facilitando as tomadas de decisões.

Conclusão

A utilização de um Ambiente Comum de Dados na etapa de construção proporciona a evolução do conhecimento explícito na Empresa. Com uma base de dados única, a utilização de Dashboards desenvolvidos em Power BI facilita todo processo de acompanhamento e controle das obras, permitindo tomadas de decisões mais rápidas e efetivas.

Autor: Marcelo Nonato